# DPO externalisé avec plusieurs clients : gérer le RGPD de tous sans se noyer

URL: https://pulsaiq.com/fr/guides/dpo-externalise-plusieurs-clients/
Dernière révision: 2026-10-23
Langue: fr
Base juridique: RGPD, art. 37 à 39

Une routine pour qui travaille comme DPO externalisé, le délégué à la protection des données (DPO) de plusieurs organismes à la fois : ce qu’exige la loi, où s’arrête votre rôle et comment organiser clients, délais et preuves pour arriver au vendredi à jour.

## En deux minutes

- **Vous pouvez être DPO de plusieurs organismes.** Le RGPD prévoit expressément un DPO lié par un contrat de service. La condition est d’avoir assez de temps et de moyens pour chaque client, et les autorités ont commencé à le vérifier.
- **Le DPO conseille et contrôle ; le client décide.** Si c’est vous qui fixez les finalités et les moyens, ou qui réalisez seul les analyses d’impact relatives à la protection des données (AIPD), votre indépendance est en jeu.
- **Les délais sont ceux du client, pas les vôtres.** Les 72 heures d’une violation de données personnelles courent dès que le client en a connaissance, et le mois pour répondre à une demande d’accès court dès le jour de sa réception, même si personne ne l’a lue. C’est pourquoi le tri commence toujours par là.
- **On passe à l’échelle avec une seule méthode.** Classez les clients par risque, utilisez la même arborescence de dossiers et le même format de registre pour tous, suivez un calendrier annuel et notez chaque avis que vous rendez.

## Pour qui est ce guide : DPO externalisés et consultants

<div class="pa-who"><div class="pa-who-yes"><div class="pa-who-head"><svg aria-hidden="true" width="28" height="28" viewBox="0 0 28 28"><circle cx="14" cy="14" r="13" fill="#0A7A6D"/><path d="M8.5 14.5l3.8 3.8 7.2-7.6" fill="none" stroke="#FFFFFF" stroke-width="2.2" stroke-linecap="round" stroke-linejoin="round"/></svg><span>Pensé pour</span></div><p>Les DPO externalisés, les consultants et les petites équipes qui suivent de cinq à quelques dizaines d’organismes.</p></div><div class="pa-who-no"><div class="pa-who-head"><svg aria-hidden="true" width="28" height="28" viewBox="0 0 28 28"><circle cx="14" cy="14" r="12.5" fill="#FFFFFF" stroke="#3E5168" stroke-width="1.5"/><path d="M14 1.5a12.5 12.5 0 0 1 0 25z" fill="#3E5168"/></svg><span>Utile aussi, en partie</span></div><p>Si vous êtes le DPO interne d’une seule entreprise, les parties sur l’indépendance et les preuves vous serviront aussi ; le reste, peut-être pas.</p></div></div>


## Quatorze clients, quatorze façons de s’organiser

<div class="dp-scene"><p>Inês ouvre sa messagerie avec le premier café. Rien de tout cela n’est extraordinaire. Le problème, c’est que tous les clients semblent urgents et que chacun a son propre système.</p><div class="dp-inbox"><div class="dp-inbox-head">La boîte de réception d’Inês</div><ul><li><span class="dp-count">3</span><span>messages intitulés « est-ce une violation ? », dont deux de clients différents</span></li><li><span class="dp-count">2</span><span>demandes d’accès transférées par l’accueil, dont une vieille de neuf jours</span></li><li><span class="dp-count">1</span><span>rapport annuel pour le conseil d’administration d’une coopérative agricole, à rendre jeudi</span></li><li><span class="dp-count">14</span><span>dossiers partagés, chacun organisé comme l’a voulu celui qui l’a créé</span></li></ul></div><p>Inês n’a pas besoin de travailler plus d’heures ; elle a besoin d’une seule façon de travailler avec tous. Cette routine, c’est ce que décrit ce guide.</p><p class="dp-fiction">Inês, l’Oficina Rocha et les autres clients sont fictifs. Inês travaille au Portugal ; nous signalons ce qui change en France.</p></div>


## Ce que la loi permet, et exige, d’un DPO avec plusieurs clients

Le RGPD le dit clairement : le DPO peut être un membre du personnel de l’organisme ou exercer ses missions « sur la base d’un contrat de service ». En France, la CNIL le confirme : le DPO peut être interne ou externe, personne physique ou personne morale, et mutualisé entre plusieurs organismes. Aucun diplôme n’est exigé. La CNIL a adopté un référentiel de certification des compétences du DPO, délivrée par des organismes agréés, mais cette certification est volontaire. Au Portugal, où travaille Inês, la loi 58/2019 ajoute que le DPO agit avec une autonomie technique, quelle que soit la relation juridique, et n’a pas besoin de certification professionnelle.

Art. 37, paragraphe 6, du RGPD ; [CNIL, guide pratique des délégués à la protection des données](https://www.cnil.fr/sites/cnil/files/atoms/files/guide_pratique_rgpd_-_delegues_a_la_protection_des_donnees.pdf) ; loi 58/2019, art. 9

Être externe ne change pas les obligations de celui qui vous engage. Chaque client doit toujours :

- vous associer, d’une manière appropriée et en temps utile, à toutes les questions de protection des données ;
- vous fournir les ressources nécessaires, y compris l’accès aux données personnelles et aux opérations de traitement ;
- ne pas vous donner d’instructions sur l’exercice de vos missions, et vous permettre de faire rapport directement au niveau le plus élevé de la direction ;
- publier vos coordonnées et les communiquer à l’autorité de contrôle. En France, la désignation se fait en ligne auprès de la CNIL, avec son [téléservice de désignation](https://www.cnil.fr/fr/designation-dpo), et chaque organisme désigne de son côté. Au Portugal, elle se communique à la CNPD (l’autorité portugaise de protection des données), avec son propre formulaire.

Art. 37, paragraphe 7, et art. 38, paragraphes 1 à 3, du RGPD ; [CNPD, Encarregado de proteção de dados](https://www.cnpd.pt/organizacoes/outras-obrigacoes/encarregado-de-protecao-de-dados/) (en portugais)

De votre côté, trois règles pèsent plus lourd quand les clients sont nombreux. Vous êtes soumis au secret professionnel, qui continue après la fin de votre mission. Vous pouvez exécuter d’autres missions, à condition qu’elles n’entraînent pas de conflit d’intérêts. Et vous devez tenir dûment compte du risque associé aux opérations de traitement, ce qui revient en pratique à donner la priorité à ce qui est le plus risqué, sans négliger le reste.

Art. 38, paragraphes 5 et 6, et art. 39, paragraphe 2, du RGPD

Le RGPD vous protège aussi : vous ne pouvez être relevé de vos fonctions ni pénalisé pour l’exercice de vos missions (art. 38, paragraphe 3). Et les personnes concernées peuvent vous contacter directement pour toute question sur le traitement de leurs données et l’exercice de leurs droits (art. 38, paragraphe 4). Cela compte pour le tri : ces messages arrivent souvent avec un délai qui court déjà. Au Portugal, la loi 58/2019 confie en plus au DPO les audits, la sensibilisation pour détecter les incidents et la relation avec les personnes concernées (art. 11).

[Loi 58/2019, art. 11](https://files.diariodarepublica.pt/1s/2019/08/15100/0000300040.pdf) (Diário da República, en portugais)

Si vous travaillez en équipe, les lignes directrices européennes sur les DPO admettent qu’un groupe de personnes exerce la fonction, mais recommandent une règle simple : une personne désignée comme contact principal et responsable de chaque client. Pour le client, ce ne devrait jamais être « l’équipe ».

Lignes directrices WP243 concernant les délégués à la protection des données, section 2.5 (reprises par le Comité européen de la protection des données, CEPD)


## Ce qu’ont trouvé les autorités

En 2023, 25 autorités européennes, dont la CNIL, ont mené une action coordonnée sur la désignation et la position des DPO. Le rapport du CEPD, publié en janvier 2024, décrit le quotidien de ceux qui lisent ce guide.

<div class="dp-stats"><div><span class="pa-label">Réponses recueillies (organismes et DPO)</span><span class="dp-stat">17 490</span><span>C’est le portrait le plus complet de la profession en Europe.</span></div><div><span class="pa-label">Réponses où le DPO prépare et réalise les AIPD</span><span class="dp-stat">≈ 1 sur 3</span><span>L’analyse d’impact incombe au responsable. Si vous la réalisez, vous ne pouvez plus la contrôler en toute impartialité.</span></div><div><span class="pa-label">Fréquence la plus courante des rapports à la direction</span><span class="dp-stat">1–2 par an</span><span>Un rapport annuel est le minimum. Dans quatre pays, 30 % ou plus ont répondu que même cela n’était pas prévu.</span></div><div><span class="pa-label">Formation annuelle des DPO</span><span class="dp-stat">≤ 24 h</span><span>La plupart restent en dessous. Planifiez votre propre formation comme vous planifiez celle de vos clients.</span></div></div>

<p class="pa-tip"><svg aria-hidden="true" width="16" height="16" viewBox="0 0 16 16"><circle cx="8" cy="8" r="7" fill="none" stroke="currentColor" stroke-width="1.4"/><path d="M8 7.2v4M8 4.8v.1" fill="none" stroke="currentColor" stroke-width="1.7" stroke-linecap="round"/></svg><span>Source : CEPD, rapport de l’action coordonnée de 2023 sur la désignation et la position des DPO (valeurs médianes entre autorités).</span></p>

Deux conclusions touchent directement le DPO externalisé. Plusieurs autorités ont averti qu’un DPO qui travaille pour de nombreux clients risque de « trop se disperser ». Et le CEPD recommande qu’en engageant un DPO externe, l’organisme vérifie combien de clients il suit, pour s’assurer qu’il a assez de temps et de capacité. Il recommande aussi que les missions et les conditions figurent dans une lettre de mission.

<div class="pa-callout"><svg aria-hidden="true" width="16" height="16" viewBox="0 0 16 16"><circle cx="8" cy="8" r="7" fill="none" stroke="currentColor" stroke-width="1.4"/><path d="M8 7.2v4M8 4.8v.1" fill="none" stroke="currentColor" stroke-width="1.7" stroke-linecap="round"/></svg><div><span><strong>Il n’y a pas de nombre maximal de clients</strong>, ni dans la loi ni dans le rapport. Ce qu’on attend de vous, c’est de pouvoir démontrer que le temps suffit. <a href="#classez-les-clients-par-risque-pas-par-honoraires">L’étape 4 explique comment.</a></span></div></div>

[CEPD, rapport de l’action coordonnée de 2023 sur la désignation et la position des DPO](https://www.edpb.europa.eu/system/files/2024-01/edpb_report_20240116_cef_dpo_en.pdf), sections 4.2 à 4.6 (en anglais)


## Où s’arrête votre rôle

Plus un client vous fait confiance, plus il est tentant de décider à sa place. C’est là que l’indépendance se perd, presque toujours par bonne volonté.

<div class="dp-scene"><span class="pa-label">La scène · mardi, 15 h 20</span><blockquote class="dp-quote">« On va installer la reconnaissance faciale à l’entrée. Fais-nous l’analyse d’impact et signe-la, on te fait confiance. »<span>La directrice d’un cabinet dentaire, au téléphone</span></blockquote><p><strong>Inês propose autre chose :</strong> le cabinet réalise l’analyse avec un modèle qu’elle lui fournit, elle rend par écrit son avis sur la méthode et les conclusions, et la décision finale est consignée comme celle de la direction.</p><p class="dp-fiction">Scène fictive.</p></div>

Les lignes directrices européennes sont directes : c’est le responsable du traitement, et non le DPO, qui réalise l’analyse d’impact lorsqu’elle est nécessaire. Le DPO conseille sur l’opportunité de la faire, la méthode à suivre et la conformité des conclusions au RGPD.

Art. 35, paragraphe 2, et art. 39, paragraphe 1, point c, du RGPD ; WP243, section 4.2

Sur les conflits d’intérêts, la Cour de justice de l’Union européenne (CJUE) a jugé dans l’affaire X-FAB qu’il y a conflit lorsque le DPO exerce d’autres missions qui le conduisent à déterminer les finalités et les moyens du traitement, et que cela s’apprécie au cas par cas. Les lignes directrices européennes donnent un exemple qui intéresse les consultants : il y a conflit si l’on demande au DPO externe de représenter le client en justice dans une affaire de protection des données.

[CJUE, C-453/21, X-FAB Dresden](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=CELEX:62021CJ0453) ; WP243, section 3.5

En pratique, trois habitudes vous protègent :

- Rendez vos avis par écrit, même brefs.
- Quand le client ne suit pas votre avis, demandez-lui de consigner pourquoi. Les lignes directrices européennes en font une bonne pratique, et l’analyse d’impact doit justifier pourquoi l’avis n’a pas été suivi.
- Refusez les tâches qui vous placent du côté de celui qui décide, comme valider des campagnes, choisir des prestataires ou signer au nom du client.

WP243, sections 3.1 et 4.2 ; art. 38, paragraphe 6, du RGPD


## Classez les clients par risque, pas par honoraires

Le client qui paie le plus n’est pas forcément celui qui a le plus besoin d’attention. Le RGPD demande au DPO de tenir compte du risque associé aux opérations de traitement, et c’est ce qui fixe la fréquence de suivi de chacun. Un modèle simple, avec six critères notés de 0 à 2 :

<div class="dp-crit-wrap"><div class="dp-crit"><div class="dp-crit-row dp-crit-head"><span></span><span>0 point</span><span>1 point</span><span>2 points</span></div><div class="dp-crit-row"><strong>Nombre de personnes concernées</strong><span class="dp-pt-0">Moins de 1 000</span><span class="dp-pt-1">De 1 000 à 50 000</span><span class="dp-pt-2">Plus de 50 000</span></div><div class="dp-crit-row"><strong>Catégories particulières ou données pénales <small>(art. 9 et 10)</small></strong><span class="dp-pt-0">Non</span><span class="dp-pt-1">Occasionnellement</span><span class="dp-pt-2">Activité principale</span></div><div class="dp-crit-row"><strong>Suivi systématique <small>(vidéosurveillance, géolocalisation, profilage)</small></strong><span class="dp-pt-0">Non</span><span class="dp-pt-1">Limité</span><span class="dp-pt-2">À grande échelle</span></div><div class="dp-crit-row"><strong>Transferts hors de l’EEE</strong><span class="dp-pt-0">Non</span><span class="dp-pt-1">Avec décision d’adéquation</span><span class="dp-pt-2">Avec d’autres garanties</span></div><div class="dp-crit-row"><strong>Violations ou réclamations sur les 12 derniers mois</strong><span class="dp-pt-0">Aucune</span><span class="dp-pt-1">Une</span><span class="dp-pt-2">Deux ou plus</span></div><div class="dp-crit-row"><strong>Changement en cours <small>(nouveau système, fusion, nouveau produit)</small></strong><span class="dp-pt-0">Non</span><span class="dp-pt-1">Petit</span><span class="dp-pt-2">Important</span></div></div></div>

<p class="pa-tip"><svg aria-hidden="true" width="16" height="16" viewBox="0 0 16 16"><circle cx="8" cy="8" r="7" fill="none" stroke="currentColor" stroke-width="1.4"/><path d="M8 7.2v4M8 4.8v.1" fill="none" stroke="currentColor" stroke-width="1.7" stroke-linecap="round"/></svg><span>Modèle de travail proposé par Pulsaiq, fondé sur l’art. 39, paragraphe 2, du RGPD. Ce n’est pas un critère légal : adaptez-le à votre portefeuille de clients.</span></p>

<div class="dp-levels"><div class="dp-level dp-level-a"><div><strong>Niveau A</strong><span>8–12 points</span></div><span>Réunion mensuelle, revue trimestrielle du registre</span><span class="dp-hours">8 h<small> par mois</small></span></div><div class="dp-level dp-level-b"><div><strong>Niveau B</strong><span>4–7 points</span></div><span>Réunion trimestrielle, revue semestrielle du registre</span><span class="dp-hours">4 h<small> par mois</small></span></div><div class="dp-level dp-level-c"><div><strong>Niveau C</strong><span>0–3 points</span></div><span>Réunion semestrielle, revue annuelle du registre</span><span class="dp-hours">2 h<small> par mois</small></span></div></div>

<p class="dp-small">Heures par mois comme point de départ.</p>

<div class="dp-sum"><div class="dp-sum-head"><strong>Le calcul d’Inês</strong><span>3 clients A · 6 B · 5 C</span></div><div class="dp-sum-bar" aria-hidden="true"><span class="dp-bar-a" style="flex: 24 1 0;"></span><span class="dp-bar-b" style="flex: 24 1 0;"></span><span class="dp-bar-c" style="flex: 10 1 0;"></span><span class="dp-bar-m" style="flex: 12 1 0;"></span></div><div class="dp-sum-ticks"><span>A 24 h · B 24 h · C 10 h</span><span>marge 12 h</span><span>70 h disponibles</span></div><p>Les heures servent à un calcul qu’il vaut mieux faire avant d’accepter un client de plus. Inês a 3 clients de niveau A, 6 de niveau B et 5 de niveau C : 24 + 24 + 10 = <strong>58 heures par mois</strong> de suivi prévu, avant les violations, les demandes et les imprévus. Si elle n’a que 70 heures par mois pour ce travail, la marge est mince. C’est exactement la vérification que le CEPD recommande aux clients, et mieux vaut la faire vous-même d’abord.</p></div>

Revoyez le classement une fois par an et chaque fois que survient un événement du dernier critère.


## Le même kit d’accueil pour tous les clients

Le temps se perd surtout en changeant de contexte : chaque client s’organise à sa façon. Réglez cela dès le premier jour, avec quatre pièces.

<div class="dp-anchors"><a href="#1-lettre-de-mission"><span class="pa-num">1</span><strong>Lettre de mission</strong></a><a href="#2-questionnaire-initial"><span class="pa-num">2</span><strong>Questionnaire initial</strong></a><a href="#3-la-meme-arborescence-de-dossiers"><span class="pa-num">3</span><strong>La même arborescence de dossiers</strong></a><a href="#4-des-contacts-nommes"><span class="pa-num">4</span><strong>Des contacts nommés</strong></a></div>

<div class="dp-piece" id="1-lettre-de-mission"><h3>1. Lettre de mission</h3><p>C’est la recommandation du CEPD, et c’est aussi votre protection. Elle doit indiquer au minimum :</p><ul class="dp-checks"><li><svg aria-hidden="true" width="18" height="18" viewBox="0 0 20 20"><path d="M4 10.5l4 4 8-9" fill="none" stroke="#0E8F80" stroke-width="2" stroke-linecap="round" stroke-linejoin="round"/></svg><span>les missions du DPO (art. 39 du RGPD) et ce que vous ne faites pas, comme prendre des décisions ou rédiger des analyses d’impact ;</span></li><li><svg aria-hidden="true" width="18" height="18" viewBox="0 0 20 20"><path d="M4 10.5l4 4 8-9" fill="none" stroke="#0E8F80" stroke-width="2" stroke-linecap="round" stroke-linejoin="round"/></svg><span>le temps prévu par mois et ce qui se passe en cas de dépassement ;</span></li><li><svg aria-hidden="true" width="18" height="18" viewBox="0 0 20 20"><path d="M4 10.5l4 4 8-9" fill="none" stroke="#0E8F80" stroke-width="2" stroke-linecap="round" stroke-linejoin="round"/></svg><span>à qui vous rendez compte, au plus haut niveau de la direction, et à quelle fréquence ;</span></li><li><svg aria-hidden="true" width="18" height="18" viewBox="0 0 20 20"><path d="M4 10.5l4 4 8-9" fill="none" stroke="#0E8F80" stroke-width="2" stroke-linecap="round" stroke-linejoin="round"/></svg><span>que vous ne recevez pas d’instructions sur l’exercice de vos missions ;</span></li><li><svg aria-hidden="true" width="18" height="18" viewBox="0 0 20 20"><path d="M4 10.5l4 4 8-9" fill="none" stroke="#0E8F80" stroke-width="2" stroke-linecap="round" stroke-linejoin="round"/></svg><span>l’accès dont vous disposerez aux personnes, aux systèmes et aux documents ;</span></li><li><svg aria-hidden="true" width="18" height="18" viewBox="0 0 20 20"><path d="M4 10.5l4 4 8-9" fill="none" stroke="#0E8F80" stroke-width="2" stroke-linecap="round" stroke-linejoin="round"/></svg><span>l’engagement du client de vous prévenir le jour même de tout incident et de toute demande ou réclamation d’une personne concernée ;</span></li><li><svg aria-hidden="true" width="18" height="18" viewBox="0 0 20 20"><path d="M4 10.5l4 4 8-9" fill="none" stroke="#0E8F80" stroke-width="2" stroke-linecap="round" stroke-linejoin="round"/></svg><span>qui communique la désignation du DPO à l’autorité de contrôle, et quand.</span></li></ul></div>

<div class="dp-piece" id="2-questionnaire-initial"><h3>2. Questionnaire initial</h3><p>Une seule liste de questions pour tous. Les réponses alimentent le classement par risque et la première version du registre des activités de traitement.</p><div class="dp-chips"><span>activités</span><span>systèmes</span><span>prestataires qui traitent des données personnelles</span><span>transferts</span><span>vidéosurveillance</span><span>incidents passés</span><span>documentation existante</span></div></div>

<div class="dp-piece" id="3-la-meme-arborescence-de-dossiers"><h3>3. La même arborescence de dossiers</h3><div class="dp-tree"><span class="dp-root">Nom_Client/</span><div><span class="dp-folder">01_Designation_et_contrat</span><span>lettre, désignation auprès de l’autorité</span><span class="dp-folder">02_Registre_activites</span><span>un format pour tous</span><span class="dp-folder">03_AIPD</span><span>analyses et avis</span><span class="dp-folder">04_Violations</span><span>registre de l’art. 33, paragraphe 5</span><span class="dp-folder">05_Demandes_personnes</span><span>registre et réponses</span><span class="dp-folder">06_Sous-traitants</span><span>contrats de l’art. 28</span><span class="dp-folder">07_Formation</span><span>présence et supports</span><span class="dp-folder">08_Rapports_direction</span><span>rapport annuel</span><span class="dp-folder">09_Avis_et_preuves</span><span>registre des preuves</span></div></div><p>Ouvrir le dossier 04 de n’importe quel client et savoir tout de suite où se trouve le registre des violations fait gagner des minutes chaque jour. Sur un an, des jours.</p></div>

<div class="dp-piece" id="4-des-contacts-nommes"><h3>4. Des contacts nommés</h3><p>Pour chaque client, une personne pour les incidents et une autre pour les demandes des personnes concernées, avec un suppléant. Et une adresse de contact du DPO qui ne soit pas votre e-mail personnel, pour qu’aucune demande ne se perde dans une boîte que vous ne regardez que le vendredi.</p><p>Le registre mérite son propre guide : voyez <a href="/fr/guides/registre-des-traitements/">Registre des activités de traitement : faire le vôtre en un après-midi</a>.</p></div>


## Le calendrier annuel

Avec le même calendrier pour tous, le travail récurrent cesse de dépendre de la mémoire. Chaque client a ces tâches les mêmes mois ; le niveau de risque ne fixe que la fréquence des revues et des réunions.

<div class="dp-legend"><span class="dp-task-all"><span></span>Tous les clients</span><span class="dp-task-some"><span></span>Seulement les niveaux indiqués</span></div><ol class="dp-months"><li><strong>Janvier</strong><span class="dp-task dp-task-all"><span></span>Rapport annuel à la direction</span></li><li><strong>Février</strong><span class="dp-empty">—</span></li><li><strong>Mars</strong><span class="dp-task dp-task-all"><span></span>Revue du registre des activités</span></li><li><strong>Avril</strong><span class="dp-task dp-task-all"><span></span>Formation et sensibilisation</span></li><li><strong>Mai</strong><span class="dp-task dp-task-all"><span></span>Revue des sous-traitants (art. 28)</span></li><li><strong>Juin</strong><span class="dp-task dp-task-some"><span></span>Revue du registre · A seulement</span></li><li><strong>Juillet</strong><span class="dp-task dp-task-all"><span></span>Audit interne</span></li><li><strong>Août</strong><span class="dp-empty">Vide exprès</span></li><li><strong>Septembre</strong><span class="dp-task dp-task-some"><span></span>Revue du registre · A et B</span><span class="dp-task dp-task-all"><span></span>Revue du classement par risque</span></li><li><strong>Octobre</strong><span class="dp-task dp-task-all"><span></span>Formation et sensibilisation</span></li><li><strong>Novembre</strong><span class="dp-task dp-task-all"><span></span>Exercice de violation de données</span></li><li><strong>Décembre</strong><span class="dp-task dp-task-some"><span></span>Revue du registre · A seulement</span></li></ol>

<p class="dp-small">Proposition de Pulsaiq ; la loi ne fixe pas ces dates.</p>

Août reste vide exprès. Les incidents ne partent pas en vacances, mais vos clients si, et les réunions de ce mois-là ont rarement lieu.


## Le tri : quand tout arrive en même temps

Revenons au lundi d’Inês. L’ordre ne dépend pas de qui crie le plus fort, mais de l’horloge qui tourne.

<ol class="dp-triage"><li class="dp-tri dp-tri-1"><div class="dp-tri-head"><span class="dp-rank">1</span><h3 id="violations-de-donnees-possibles">Violations de données possibles</h3><span class="dp-badge dp-badge-1"><svg aria-hidden="true" width="14" height="14" viewBox="0 0 16 16"><circle cx="8" cy="8" r="6.5" fill="none" stroke="currentColor" stroke-width="1.6"/><path d="M8 4.5V8l2.5 1.5" fill="none" stroke="currentColor" stroke-width="1.6" stroke-linecap="round"/></svg>72 heures</span></div><p>Le responsable a 72 heures, à partir du moment où il en a pris connaissance, pour notifier l’autorité de contrôle (la CNIL en France, la CNPD au Portugal), sauf si la violation n’est pas susceptible d’engendrer un risque. L’horloge est celle du client et elle tourne déjà. Si le client est sous-traitant, il doit prévenir le responsable dans les meilleurs délais. Et toute violation est documentée, y compris celles qui ne sont pas notifiées.</p><span class="dp-ref">Art. 33, paragraphes 1, 2 et 5, du RGPD · voir le guide <a href="/fr/guides/violation-de-donnees-72-heures/">Violation de données personnelles : que faire dans les 72 premières heures</a></span></li><li class="dp-tri dp-tri-2"><div class="dp-tri-head"><span class="dp-rank">2</span><h3 id="demandes-des-personnes-concernees">Demandes des personnes concernées</h3><span class="dp-badge dp-badge-2"><svg aria-hidden="true" width="14" height="14" viewBox="0 0 16 16"><circle cx="8" cy="8" r="6.5" fill="none" stroke="currentColor" stroke-width="1.6"/><path d="M8 4.5V8l2.5 1.5" fill="none" stroke="currentColor" stroke-width="1.6" stroke-linecap="round"/></svg>1 mois</span></div><p>Un mois à compter de la réception, prolongeable de deux mois si la demande est complexe ou si elles sont nombreuses, à condition d’en informer la personne dans le premier mois. La demande vieille de neuf jours qu’a reçue Inês a déjà consommé près d’un tiers du délai.</p><span class="dp-ref">Art. 12, paragraphe 3, du RGPD · voir le guide <a href="/fr/guides/droit-acces-effacement/">Droit d’accès et droit à l’effacement</a></span></li><li class="dp-tri dp-tri-3"><div class="dp-tri-head"><span class="dp-rank">3</span><h3 id="delais-fixes-par-le-client-ou-lautorite">Délais fixés par le client ou l’autorité</h3><span class="dp-badge dp-badge-3">Date fixe</span></div><p>Demandes d’information de l’autorité de contrôle, suites d’un contrôle de la CNIL, réclamations transmises par l’autorité, réunions de direction, lancements de produits.</p></li><li class="dp-tri dp-tri-4"><div class="dp-tri-head"><span class="dp-rank">4</span><h3 id="tout-le-reste">Tout le reste</h3><span class="dp-badge dp-badge-4">Au calendrier</span></div><p>Va au calendrier, avec une date, au lieu de rester dans la boîte de réception.</p></li></ol>

<div class="dp-15"><span class="dp-15-num"><strong>15</strong><span>min</span></span><div><h3 id="les-15-premieres-minutes-de-chaque-jour">Les 15 premières minutes de chaque jour</h3><p>Parcourez les boîtes de contact de tous vos clients en ne cherchant que deux choses : les incidents et les demandes des personnes concernées. Notez-les tout de suite : la date et l’heure de la prise de connaissance par le client, pour les violations, et la date d’arrivée, pour les demandes. C’est ce registre qui démontre ensuite que les délais ont été tenus.</p></div></div>


## Un registre des preuves qui démontre le travail

Le principe de responsabilité oblige le client à respecter le RGPD et à pouvoir le démontrer. Une grande partie de cette démonstration repose sur votre travail : les avis, la formation, les revues. Si ce n’est pas écrit, en cas de contrôle, c’est comme si cela n’avait jamais eu lieu.

Art. 5, paragraphe 2, et art. 24 du RGPD

Une ligne par intervention suffit, dans un registre unique pour tous les clients :

<div class="dp-recs"><div class="dp-rec"><div class="dp-rec-head"><span><strong>Clínica Sorriso</strong> · Reconnaissance faciale à l’entrée</span><span>2026-10-13</span></div><div class="dp-rec-body"><div><span class="pa-label">Avis</span><span>AIPD obligatoire ; propose une alternative par badge</span></div><div><span class="pa-label">Décision du client</span><span>Réaliser l’AIPD et décider en novembre</span></div><div><span class="pa-label">Suivi ?</span><span>Oui</span></div><div><span class="pa-label">Prochaine étape</span><span>Relire l’AIPD avant le 2026-11-10</span></div></div></div><div class="dp-rec"><div class="dp-rec-head"><span><strong>Oficina Rocha</strong> · E-mail avec des données clients envoyé par erreur</span><span>2026-10-16</span></div><div class="dp-rec-body"><div><span class="pa-label">Avis</span><span>Notifier la CNPD sous 72 h (le risque ne peut être écarté) ; ne pas contacter les clients pour l’instant ; réévaluer en cas d’indice d’utilisation abusive</span></div><div><span class="pa-label">Décision du client</span><span>Notifié le 19/10 à 9 h 30 ; information complémentaire envoyée</span></div><div><span class="pa-label">Suivi ?</span><span>Oui</span></div><div><span class="pa-label">Prochaine étape</span><span>Formation sur l’envoi de pièces jointes</span></div></div></div><div class="dp-rec"><div class="dp-rec-head"><span><strong>Coop. Vale Verde</strong> · Conservation des CV des candidats</span><span>2026-10-16</span></div><div class="dp-rec-body"><div><span class="pa-label">Avis</span><span>Supprimer à 12 mois sauf consentement</span></div><div><span class="pa-label">Décision du client</span><span>Conserver 3 ans</span></div><div><span class="pa-label">Suivi ?</span><span>Non <small>motif consigné par la direction</small></span></div><div><span class="pa-label">Prochaine étape</span><span>À inclure dans le rapport annuel</span></div></div></div></div>

<p class="dp-small">Exemples fictifs. En pratique, ajoutez une colonne avec le lien vers le document dans le dossier 09 du client.</p>

<div class="dp-three"><span class="pa-label">Ce registre fait trois choses à la fois</span><div><div>Il montre ce que vous avez fait pour chaque client.</div><div>Il vous écrit la moitié du rapport annuel.</div><div>Il vous protège si un jour quelqu’un demande pourquoi votre avis n’a pas été suivi.</div></div></div>


## Tableurs ou logiciel ?

Tout ce que décrit ce guide fonctionne avec des tableurs et une bonne arborescence de dossiers. Pour beaucoup de DPO avec peu de clients, c’est suffisant. Les problèmes apparaissent avec l’échelle, et presque toujours aux mêmes endroits :

| Où ça coince               | Avec des tableurs                                            | Ce qu’un outil dédié devrait régler                                       |
|----------------------------|--------------------------------------------------------------|---------------------------------------------------------------------------|
| Versions                   | « Registre_v4_final_revu.xlsx » à trois endroits             | Une seule version, avec l’historique des modifications                    |
| Délais                     | Rappels dans votre agenda personnel, créés à la main         | Délais de 72 heures et d’un mois calculés à l’ouverture du dossier        |
| Vue d’ensemble             | Ouvrir 14 fichiers pour savoir où en est chacun              | Un tableau de bord avec tous les clients et ce qui est en retard          |
| Preuves                    | Copier les avis des e-mails vers le registre                 | Avis, décisions et documents reliés entre eux                             |
| Partage avec le client     | Pièces jointes contenant des données personnelles            | Accès contrôlé à un espace propre à chaque client                         |

Quel que soit votre choix, la méthode passe d’abord. Un outil ne corrige pas un portefeuille sans classement par risque ni un client qui ne signale pas ses incidents.

Mis à jour le 21 octobre 2026

### Ce qui pourrait changer

Deux propositions de l’UE en cours modifient le RGPD. Aucune ne touche au cœur de ce guide : les missions et la position du DPO. Mais elles changent le travail que vous faites pour vos clients.

- **Registre des activités de traitement (Omnibus IV).** La Commission a proposé d’étendre l’exemption du registre aux organismes de moins de 750 salariés. Dans l’accord provisoire du 26 juin 2026, le Conseil et le Parlement ont relevé le seuil à moins de 1 000 personnes, en maintenant le registre obligatoire pour les activités à risque élevé, pour celles qui exigent un DPO et pour les organismes publics. Le vote en plénière est prévu le 23 novembre 2026. Certains clients de niveau C pourraient ne plus être tenus au registre, mais ils devront toujours connaître leurs données pour répondre aux demandes et démontrer leur conformité.
- **Violations et demandes (Digital Omnibus).** La proposition de novembre 2025 ne ferait notifier à l’autorité que les violations à risque élevé, porterait le délai à 96 heures, créerait un point d’entrée unique de l’UE pour les notifications et préciserait quand une demande d’accès est abusive. Elle prévoit aussi des listes communes à l’UE des traitements qui exigent, ou non, une analyse d’impact. Le CEPD et le Contrôleur européen de la protection des données soutiennent plusieurs de ces mesures, avec des réserves. Les ambassadeurs des États membres discutaient du mandat de négociation du Conseil le 21 octobre 2026.

**Tant que les nouvelles règles ne sont pas publiées au Journal officiel et applicables, ce sont les règles actuelles qui s’appliquent :** 72 heures, notification dès qu’il y a un risque, et le registre avec l’exemption actuelle de l’art. 30, paragraphe 5.

Nous expliquons ce que le Digital Omnibus change pour les violations de données et les demandes d’accès dans notre <a href="/fr/blog/digital-omnibus-violations-donnees-droit-acces/">article sur le Digital Omnibus</a>.

[Procédure 2025/0130(COD)](https://oeil.europarl.europa.eu/oeil/en/procedure-file?reference=2025%2F0130%28COD%29) ; [COM(2025) 837](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=celex:52025PC0837) ; [CEPD et Contrôleur européen de la protection des données, avis conjoint 2/2026](https://www.edpb.europa.eu/system/files/documents/2026-02/edpb_edps_jointopinion_202602_digitalomnibus_en.pdf) ; [ordre du jour du Coreper, 21 oct. 2026](https://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-14633-2026-INIT/en/pdf)


## Checklist du DPO externalisé avec plusieurs clients

<div class="ck" data-checklist data-print-area><div class="ck-head"><div class="ck-progress"><span class="ck-count" data-check-count data-template="{n} sur {total} cochés" data-total="11">0 sur 11 cochés</span><div class="ck-bar" aria-hidden="true"><div data-check-bar></div></div></div><button type="button" class="pa-print" data-print hidden><svg aria-hidden="true" width="18" height="18" viewBox="0 0 20 20"><path d="M5 8V3h10v5M5 14H3V8h14v6h-2M6 12h8v5H6z" fill="none" stroke="#0F2A4A" stroke-width="1.6" stroke-linejoin="round"/></svg>Imprimer la liste</button></div><div class="ck-group"><span class="pa-label">Désignation</span><label><input type="checkbox" data-check><span>Chaque client a une lettre de mission avec missions, heures, rattachement et accès.</span></label><label><input type="checkbox" data-check><span>Chaque client a désigné son DPO auprès de l’autorité de contrôle (en France, en ligne auprès de la CNIL) et a publié ses coordonnées.</span></label></div><div class="ck-group"><span class="pa-label">Portefeuille et capacité</span><label><input type="checkbox" data-check><span>Chaque client a un niveau de risque (A, B ou C), revu cette année.</span></label><label><input type="checkbox" data-check><span>La somme des heures prévues tient dans votre temps disponible, avec une marge.</span></label></div><div class="ck-group"><span class="pa-label">Méthode commune</span><label><input type="checkbox" data-check><span>Tous les clients utilisent la même arborescence de dossiers et le même format de registre.</span></label><label><input type="checkbox" data-check><span>Chaque client a des contacts nommés pour les incidents et les demandes, avec un suppléant.</span></label><label><input type="checkbox" data-check><span>Le calendrier annuel est réservé pour tous les clients.</span></label></div><div class="ck-group"><span class="pa-label">Routine et indépendance</span><label><input type="checkbox" data-check><span>Les 15 premières minutes de la journée sont pour les incidents et les demandes.</span></label><label><input type="checkbox" data-check><span>Vous ne réalisez pas d’analyses d’impact et ne prenez pas de décisions pour les clients.</span></label><label><input type="checkbox" data-check><span>Chaque avis va dans le registre des preuves, avec la décision du client.</span></label><label><input type="checkbox" data-check><span>La direction de chaque client reçoit au moins un rapport annuel.</span></label></div></div>


## Questions fréquentes

### Combien de clients un DPO externalisé peut-il avoir ?

La loi ne fixe pas de maximum, et le rapport du CEPD non plus. On attend de vous que vous puissiez démontrer que vous avez le temps et les moyens pour chaque client, et le CEPD recommande aux organismes de le vérifier avant de vous engager. La feuille Capacité du <a href="/fr/ressources/kit-dpo-plusieurs-clients/">kit du DPO multi-clients</a> fait ce calcul pour vous.

### Un DPO externalisé peut-il réaliser l’analyse d’impact du client ?

Il ne devrait pas. L’analyse d’impact incombe au responsable du traitement (art. 35, paragraphe 2). Le DPO conseille sur sa nécessité, la méthode à suivre et la conformité des conclusions au RGPD (art. 39, paragraphe 1, point c). Il peut fournir le modèle, mais la décision est consignée comme celle du client.

### Un DPO doit-il être certifié en France ?

Non, ce n’est pas obligatoire. La CNIL a adopté un référentiel de certification des compétences du DPO, délivrée par des organismes agréés, mais elle est volontaire. Ce qu’exige le RGPD, c’est que le DPO soit désigné sur la base de ses qualités professionnelles et, en particulier, de ses connaissances spécialisées du droit et des pratiques en matière de protection des données (art. 37, paragraphe 5).

### Qui communique à la CNIL les coordonnées du DPO ?

Chaque client, de son côté. L’organisme qui désigne le DPO publie ses coordonnées et les communique à l’autorité de contrôle (art. 37, paragraphe 7). En France, cela se fait en ligne sur le site de la CNIL, avec le téléservice de désignation. La lettre de mission doit dire qui s’en charge et quand.

### Et si le client ne suit pas l’avis du DPO ?

Demandez que le motif soit consigné. L’avis écrit et la décision du client vont dans le registre des preuves, et une analyse d’impact doit justifier pourquoi l’avis n’a pas été suivi. Ainsi, la décision reste entre les mains de celui qui l’a prise, et votre travail est documenté.



## Sources

### Législation et jurisprudence

- [Règlement (UE) 2016/679 (RGPD)](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=CELEX:32016R0679), art. 5, 12, 24, 33, 35 et 37 à 39 (EUR-Lex)
- [Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés](https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000886460) (Légifrance)
- [Loi portugaise n° 58/2019 du 8 août 2019](https://files.diariodarepublica.pt/1s/2019/08/15100/0000300040.pdf), art. 9 à 11 (Diário da República, en portugais)
- [CJUE, arrêt du 9 février 2023, C-453/21, X-FAB Dresden](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=CELEX:62021CJ0453)

### CEPD et autorités nationales

- [CNIL, guide pratique RGPD : délégués à la protection des données](https://www.cnil.fr/sites/cnil/files/atoms/files/guide_pratique_rgpd_-_delegues_a_la_protection_des_donnees.pdf), qui reprend les lignes directrices WP243
- [CNIL, désigner un délégué à la protection des données](https://www.cnil.fr/fr/designation-dpo)
- [CEPD, action coordonnée de 2023 : désignation et position des DPO](https://www.edpb.europa.eu/system/files/2024-01/edpb_report_20240116_cef_dpo_en.pdf) (janvier 2024, en anglais)
- [CNPD, Encarregado de proteção de dados](https://www.cnpd.pt/organizacoes/outras-obrigacoes/encarregado-de-protecao-de-dados/) (en portugais)

### Changements en cours

- [Parlement européen, procédure 2025/0130(COD)](https://oeil.europarl.europa.eu/oeil/en/procedure-file?reference=2025%2F0130%28COD%29) (Omnibus IV)
- [COM(2025) 837, proposition Digital Omnibus](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=celex:52025PC0837)
- [CEPD et Contrôleur européen de la protection des données, avis conjoint 2/2026](https://www.edpb.europa.eu/system/files/documents/2026-02/edpb_edps_jointopinion_202602_digitalomnibus_en.pdf) (en anglais)
- [Conseil de l’UE, ordre du jour du Coreper du 21 octobre 2026](https://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-14633-2026-INIT/en/pdf) (en anglais)

**Dernière révision :** 21 octobre 2026. Nous révisons ce guide chaque fois que la loi ou les orientations des autorités changent.

Ce guide est une information générale et ne remplace pas un conseil juridique sur un cas particulier. Les personnes, les entreprises et les situations des scènes sont fictives.
